Copilot ist schon im Haus, die Regeln fehlen noch

In vielen Gemeindeämtern und Betrieben steht das Copilot-Symbol in Outlook und Word, ohne dass jemand eine Copilot-Lizenz gekauft hat. Meist ist weder klar, welche Variante das Haus überhaupt hat, noch was mit den Kunden- und Bürgerdaten passiert, die jemand hineinkopiert.

Welcher Copilot läuft, entscheidet die Lizenz

Drei Varianten. Unter dem Namen Copilot verkauft Microsoft Angebote, die auf dem Bildschirm ähnlich aussehen und beim Datenschutz weit auseinanderliegen.

• Microsoft 365 für Organisationen. Business Basic, Standard und Premium, die E-Pakete größerer Organisationen und die Lizenzen für Schulen enthalten laut Microsoft Copilot Chat ohne Aufpreis. Angemeldet wird mit dem Arbeitskonto, es gilt der Datenschutz für Unternehmen.
• Zusatzlizenz. Copilot Business für Organisationen bis 300 Benutzer, Microsoft 365 Copilot für größere. Erst damit greift Copilot auf OneDrive, SharePoint und Teams zu.
• Privat-Abo. Microsoft 365 Single, Family und Premium bringen ebenfalls Copilot mit, aber über das private Microsoft-Konto. Wer seine Firma über ein solches Abo führt, was bei Ein-Personen-Unternehmen vorkommt, hat die Zusagen für Unternehmen nicht. Copilot Pro verkauft Microsoft seit Oktober 2025 nicht mehr, an seine Stelle trat Microsoft 365 Premium.

Woran es zu erkennen ist. Im Copilot-Fenster zeigt laut Microsoft ein Schild-Symbol oben an, dass der Datenschutz für Unternehmen gilt. Fehlt es, läuft die Sitzung mit einem privaten Konto oder ohne Anmeldung. Welche Lizenzen eine Organisation tatsächlich hat, sieht die Verwaltung im Microsoft-365-Verwaltungsportal unter Abrechnung bei den eigenen Produkten.

Ohne Zusatzlizenz kennt Copilot Chat das Web und das eigene Postfach

Was enthalten ist. Laut Microsoft sei Copilot Chat Teil jedes Microsoft-365-Abos für Organisationen. Seit 15. September 2025 stehe der Chat in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote zur Verfügung, seit Anfang 2026 werte er in Outlook auch Postfach und Kalender aus. Seit dem Frühjahr 2026 funktioniere das auch in freigegebenen Postfächern, etwa einem gemeinsamen Amtspostfach, soweit der Benutzer dort Rechte habe.

Große Organisationen ausgenommen. Seit 15. April 2026 gebe es Copilot ohne Zusatzlizenz in Organisationen mit mehr als 2.000 Benutzern nur noch in Outlook und in der Copilot-App, in Word, Excel, PowerPoint und OneNote nicht mehr. Kleinere Organisationen behielten ihn in Word, Excel und PowerPoint mit einem sogenannten Standardzugang, Inhaber der Zusatzlizenz hätten Vorrang.

Was fehlt. Ohne Zusatzlizenz greife der Chat nicht auf OneDrive, SharePoint oder Teams-Chats zu. Für einen Antwortentwurf auf eine Bürgeranfrage oder eine Kundenreklamation reicht das – für die Frage, was im Protokoll der letzten Gemeinderatssitzung oder im Projektordner auf SharePoint steht, nicht.

Copilot verarbeitet, was jemand eingibt, öffnet oder abfragt

Auf Anfrage. Copilot Chat verarbeitet Daten, wenn ein Benutzer ihm etwas übergibt oder ihn etwas fragt. Für Kundendaten sind das vor allem diese Situationen.

• Text, den jemand eintippt oder hineinkopiert, etwa eine Beschwerde mit Name und Adresse.
• Dateien, die jemand hochlädt. Sie landen laut Microsoft im OneDrive des Benutzers.
• Das gerade geöffnete Dokument oder die geöffnete Mail, sobald jemand Copilot dazu befragt.
• In Outlook Postfach und Kalender, wenn jemand danach fragt, etwa nach allen Mails eines bestimmten Kunden.
• Mit Zusatzlizenz zusätzlich alle Dateien, Chats und Mails, auf die der Benutzer Zugriff hat.

Rechte bestimmen die Reichweite. Copilot zeige laut Microsoft nur Inhalte, die der angemeldete Benutzer ohnehin öffnen dürfe. Mit der Zusatzlizenz wird damit jede zu weit freigegebene SharePoint-Bibliothek auffindbar, auch eine Gehaltsliste in einem Ordner, den vor Jahren jemand für alle geöffnet hat. Vor dem Kauf der Zusatzlizenz würde ich deshalb die Freigaben durchsehen lassen.

Gespeichert wird mit. Eingaben und Antworten würden laut Microsoft protokolliert, für ihre Aufbewahrung gälten dieselben Richtlinien wie für Microsoft 365 Copilot. Wer Kundendaten eingibt, legt sie damit auch in der eigenen Microsoft-365-Umgebung ab, wo sie den Löschfristen der Organisation unterliegen.

Mit dem Arbeitskonto gilt der Datenschutz für Unternehmen

Arbeitskonto. Wer sich mit dem Konto der Organisation anmeldet, bei Microsoft heißt das Entra-KontoDas Benutzerkonto, das die Organisation in Microsoft 365 für jeden Mitarbeiter anlegt, im Unterschied zum privaten Microsoft-Konto, arbeite laut Microsoft unter dem Datenschutz für Unternehmen, ohne dass die Verwaltung etwas einschalten müsse. Microsoft handle dann nach dem Datenschutznachtrag zu den Verträgen als Auftragsverarbeiter, Eingaben und Antworten würden nicht zum Training der Sprachmodelle verwendet.

Privatkonto. Wer Copilot oder ChatGPT mit einem privaten Konto nutzt, hat diese Zusagen nicht. Sperrt eine Organisation das Werkzeug ohne Alternative, liegt der Griff zum privaten Konto nahe. Ich halte es deshalb für die bessere Lösung, Copilot Chat mit einer klaren Regel freizugeben, als ihn im Verwaltungsportal abzudrehen.

An drei Stellen verlassen Daten die EU-Datengrenze

Grundsatz. Anfragen aus Organisationen in der EU verarbeite Microsoft laut eigenen Angaben innerhalb der EU-DatengrenzeDie Zusage von Microsoft, Kundendaten von Organisationen in der EU und EFTA innerhalb dieser Länder zu speichern und zu verarbeiten. Für Copilot nennt Microsoft selbst Ausnahmen, die eine Organisation mit Bürger- oder Kundendaten kennen sollte.

Websuche. Braucht Copilot aktuelle Informationen, schicke er aus der Frage abgeleitete Suchbegriffe an die Suchmaschine Bing. Diese enthielten laut Microsoft keine Benutzer- oder Organisationskennung und würden weder für Werbung noch für Training genutzt. Für die Suchbegriffe sei Microsoft aber selbst Verantwortlicher, der Datenschutznachtrag gelte dafür nicht, die EU-Datengrenze ebenso wenig. Ein Firmen- oder Personenname in der Frage kann so als Suchbegriff bei Bing landen. Die Verwaltung kann die Websuche für Copilot abschalten.

Spitzenlast. Seit April 2026 dürfe Microsoft laut eigener Dokumentation die Rechenarbeit von Copilot bei hoher Auslastung in die USA, nach Kanada oder Australien verlagern, genannt Flex Routing. Gespeicherte Daten blieben in der EU, bis auf begrenzte pseudonymisierte Daten. Für Microsoft-365-Umgebungen, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, sei Flex Routing standardmäßig eingeschaltet, ältere sollten ihre Einstellung prüfen. Sie findet sich im Verwaltungsportal unter Copilot bei den Einstellungen und gilt auch für Copilot Chat.

Anthropic-Modelle. Microsoft bietet in Copilot auch Sprachmodelle des Herstellers Anthropic an. Diese lägen laut Microsoft derzeit außerhalb der EU-Datengrenze und seien für Organisationen in der EU deshalb standardmäßig ausgeschaltet. Wer sie einschaltet, entscheidet sich für eine Verarbeitung außerhalb der EU.

Meine Empfehlung. Für Gemeinden und Betriebe, die mit Bürger- oder Kundendaten arbeiten, halte ich es für vernünftig, Flex Routing abzuschalten und die Anthropic-Modelle ausgeschaltet zu lassen, solange niemand eine begründete Entscheidung dafür trifft. Die Websuche würde ich eingeschaltet lassen und stattdessen festlegen, dass Namen nicht in Fragen gehören, die eine Websuche auslösen können.

Dateien und Teams gibt es nur gegen Aufpreis

Copilot Business. Den Zugriff auf gespeicherte Dateien und Teams gibt es nur mit der Zusatzlizenz. Microsoft nennt für Copilot Business, gedacht für Organisationen bis 300 Benutzer, einen Listenpreis von 21 US-Dollar je Benutzer und Monat bei Jahresbindung, laut Händlerangaben läuft bis 31. Dezember 2026 eine Aktion mit 18 US-Dollar. Größere Organisationen zahlen für Microsoft 365 Copilot laut Microsoft 30 US-Dollar. Der Euro-Preis hängt vom Händler ab. Ich würde zuerst einige Wochen mit Copilot Chat arbeiten und erst dann entscheiden, bei wem sich die Zusatzlizenz lohnt.

Agenten. Eigene Agenten, die auf SharePoint oder andere Unternehmensdaten zugreifen, rechne Microsoft nach Verbrauch ab. Wie sich diese Kosten begrenzen lassen, steht im Beitrag zur Verbrauchsabrechnung.

Eine Seite reicht dafür. Am meisten bringt sie, wenn sie vor dem ersten Einsatz bekannt ist, bevor also jemand einen Bescheid oder ein Angebot in Outlook an Copilot übergibt.

Mit der Regel ist auch ein Teil der Frage beantwortet, wie eine Organisation die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter fördert. Was der AI Act dazu vorsieht, steht im Beitrag zu Artikel 4.

Peak Consulting in Niederösterreich klärt mit Ihnen, welche Copilot-Lizenz Ihr Haus hat und welche Einstellungen im Verwaltungsportal gesetzt sind, und schreibt die Regel auf einer Seite passend zu Ihren Abläufen. In der Copilot-Schulung übt Ihr Team mit Beispielen aus Ihrer Gemeinde oder Ihrem Betrieb.